Zápis do obchodního rejstříku je upraven zákonem č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob (dále jen „rejstříkový zákon“). Kdo musí být zapsán do obchodního rejstříku, je upraveno v ustanovení § 42 a násl. rejstříkového zákona. Dalo by se shrnout, že v obchodním rejstříku musí být zapsány tyto osoby:

• obchodní společnosti a družstva
• podnikající fyzické osoby, jejichž příjmy za poslední dvě účetní období přesáhly po odečtení DPH hodnotu 120 milionů korun, příp. ty, které o zápis samy dobrovolně požádaly
• některé zahraniční podnikající osoby
• další podnikatelé, kterým tuto povinnost stanoví právní předpis

Pokud jde o právnickou osobu, je nutné, aby došlo nejdříve k založení společnosti. Jde o tzv. dvoufázový vznik, kdy prvním krokem je založení společnosti a druhým krokem je samotný zápis do obchodního rejstříku a teprve tímto zápisem právnická osoba vzniká. Společnost se zakládá společenskou smlouvou, zakladatelskou listinou, přijetím stanov nebo ustavující schůzí, to záleží na zvolené formě společnosti.

Samotný zápis do obchodního rejstříku má pak několik náležitostí a to nezávisle na tom, zda se subjekt do obchodního rejstříku zapisuje dobrovolně nebo na základě právního předpisu. Je zapotřebí správně vyplnit speciální inteligentní formulář, který je na stránkách Ministerstva spravedlnosti ČR a nazývá se návrh na zápis do rejstříku. Tento formulář využijete jak pro první zápis, tak i pro změnu údajů zapsaných do obchodního rejstříku nebo jako žádost o výmaz zápisu z obchodního rejstříku.  Následně je možné formulář podat elektronicky přímo prostřednictvím webu nebo datové schránky nebo v listinné podobě. Adresátem tohoto podání bude vždy rejstříkový soud, kterým je místně příslušný krajský soud (příp. Městský soud v Praze) k sídlu společnosti nebo podnikající fyzické osoby.

V návrhu na zápis do obchodního rejstříku nesmí chybět obchodní název nové společnosti, který musí být unikátní, musí obsahovat označení formy obchodní společnosti nebo družstva a nesmí být klamavý. Dále musí návrh obsahovat adresu sídla, vymezený předmět podnikání, právní formu právnické osoby, členy statutárního a jiných orgánů, označení společníků, podrobnosti o základním kapitálu a ověřené podpisy osob, které o zápis žádají. Další a doplňující skutečnosti, které musí být obsaženy v návrhu na zápis, upravuje rejstříkový zákon. Rejstříkový zákon také upravuje, které konkrétní osoby musí návrh na zápis podat. Pokud totiž návrh podá osoba, která není oprávněná, rejstříkový soud návrh na zápis odmítne. 

Pokud Váš návrh bude obsahovat veškeré náležitosti a dokumenty, které potvrzují pravdivost údajů, bude zápis do obchodního rejstříku proveden většinou do pěti pracovních dní a rejstříkový soud Vám zašle vyrozumění o zápisu, které bude doplněno výpisem z obchodního rejstříku. Důležité je také vědět, že za zápis do obchodního rejstříku se platí soudní poplatek, jehož výše se liší v závislosti na zapisované osobě s ohledem na např. právní formu společnosti.