Zaměstnavatelé mají mnoho práv, ale rovněž je stíhá i mnoho povinností. Jendou z povinností zaměstnavatele je uchovávat na pracovišti doklady, které prokazují pracovněprávní vztah mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem.

Tato povinnost se dostala do českého právního řádu vlivem transponování evropské směrnice. Tato směrnice původně směřovala pouze proti zaměstnávání neoprávněně pobývajících státních příslušníků třetích zemí a proti nedovolenému přistěhovalectví, nicméně český zákonodárce šel ještě o krok dále a předmětnou povinnost vztáhl i na další zaměstnance, a to bez rozdílu. Hlavním účelem dle českého zákonodárce je předcházet tzv. nelegální práci a následný postih za nelegální práci.

Výše zmíněnou povinnost upravuje § 136 odst. 1 zákona č. 435/2004 Sb., zákon o zaměstnanosti (dále jen „zákon o zaměstnanosti“). Ve výše uvedeném ustanovení je zakotveno, že „právnická nebo fyzická osoba je jako zaměstnavatel povinna mít v místě pracoviště kopie dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu“. Ještě pár let zpátky, před účinností novely od 1.1.2015 neplatila pro zaměstnavatele žádná výjimka. Bylo tedy zcela na zaměstnavateli, aby prokázal každý pracovněprávní vztah, který mezi ním a zaměstnancem byl uzavřen. Po účinnosti novely však došlo ke změně právní úpravy, když zaměstnavatel nyní není povinen prokazovat každý pracovněprávní vztah, resp. není povinen mít na pracovišti uložený doklad dokazující pracovněprávní vztah, splnil-li zaměstnavatel povinnost oznámit okresní správě sociálního zabezpečení den nástupu zaměstnance do zaměstnání, které mu založilo účast na nemocenském pojištění podle zákona o nemocenském pojištění. Nově jsou tak zapojeny i státní orgány a břemeno netíží pouze zaměstnavatele.

Potřebné doklady prokazující pracovněprávní vztah by měl zaměstnavatel předložit kontrole v listinné podobě. Dovolujeme si Vás upozornit, že se v žádném případě nejedná o povinnost mít úředně ověřenou kopii listin, postačí kopie obyčejná. Jestliže má více pracovišť s malým počtem zaměstnanců, stačí předložit kopie pracovních smluv či dohod, které budou uložené v elektronické podobě, na paměťových médiích (např. flash disk) či jiných prostředcích výpočetní techniky s možností vytisknutí pro potřeby doložení výsledků kontroly.

A ptáte se, jaký postih hrozí zaměstnavateli za nedodržení této povinnosti? V případě, že inspektorům tyto dokumenty zaměstnavatel nepředloží, vyhodnotí kontroloři tuto situaci jako nelegální práci. Ani dodatečné předložení těchto dokladů už nebude mít na hodnocení žádný vliv.

Podle § 140 odst. 2 písm. d) zákona o zaměstnanosti se „právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba se přestupku dopustí tím, že jako zaměstnavatel nemá v místě pracoviště kopie dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu. Jedná se tedy o přestupek. Za takový přestupek lze dle § 140 odst. 4 písm. c) uložit pokutu až do výše 500.000,- Kč. Přestupky projednávají Státní úřad inspekce práce nebo oblastní inspektoráty práce.

Pokud máte další dotazy, neváhejte se obrátit na advokátní kancelář Ciprýn & Kiršner.