Jak na zápis skutečného majitele?

Povinností všech českých právnických osob a svěřenských fondů je evidovat své skutečné majitele a zajistit, aby údaje o nich byly úplné, přesné a aktuální. Skutečným majitelem se rozumí každá fyzická osoba, která v konečném důsledku vlastní nebo kontroluje právnickou osou nebo právní uspořádání.

Zápis, změnu nebo výmaz údajů lze provést prostřednictvím soudu nebo notáře, kteří jsou z hlediska zápisu údajů do evidence skutečných majitelů rovnocennými autoritami, tzn., že notářské zápisy nepodléhají kontrole soudem. Kromě těchto dvou možností je zde také mechanismus automatického průpisu z veřejného rejstříku, který v některých případech nastává bez aktivity evidující osoby.

Zápis skutečného majitele lze vyřídit elektroniky, osobně nebo poštou. Elektronicky se návrh na zápis do evidence skutečných majitelů podává s využitím elektronického formuláře, který se vyplňuje na internetových stránkách Ministerstva spravedlnosti. Vyplněný formulář je následně třeba stáhnout a zaslat příslušnému soudu na emailovou adresu s uznávaným elektronickým podpisem nebo datovou schránkou. V případě obchodních korporací se návrh soudu podává povinně v elektronické podobě.

Přílohou návrhu musí být písemnosti dokládající postavení skutečného majitele a dokumenty, které dokládají identifikaci skutečného majitele.

Je nutné doložit postavení skutečného majitele v rámci struktury vtahů konkrétního právního uspořádání, aby z toho bylo zřejmé, jaký je vztah majitele k evidující osobě a společnostem, které se v rámci konkrétní struktury nachází. Mezi listiny, kterými je možné doložit postavení skutečného majitele, patří např.:

• Výpis z obchodního rejstříku (včetně výpisů ze zahraniční evidence obdobné veřejnému rejstříku)
• Výpis ze zahraniční evidence skutečných majitelů
• Kopie seznamu společníků nebo výpisu ze seznamu akcionářů
• Zakladatelské právní jednání
• Čestné prohlášení 

Užití čestného prohlášení jako listiny dokládající postavení skutečného majitele je časté v případě složitých majetkových struktur k evidující osobě. V daném případě se do evidence zapisuje tzv. náhradní skutečný majitel, kterým může být každý člen tzv. vrcholného vedení korporace. Je důležité, aby čestné prohlášení obsahovalo vysvětlení, z čeho vyplývá, že jiná osoba se za skutečného majitele nekvalifikovala. 

Jak je zmíněno výše, je třeba také doložit totožnost zapisovaného skutečného majitele a to dokumentem, z nějž může být s jistotou zjištěno jméno a příjmení skutečného majitele, datum narození a jeho státní občanství. Toto lze doložit kopií průkazu totožnosti, popřípadě kopii řidičského průkazu nebo pasu. V případě cizího státního příslušníka je možné užít výpis ze zahraniční evidence obdobné evidenci obyvatel či evidenci obdobné veřejnému rejstříku nebo zahraniční evidence skutečných majitelů.

Součástí zápisu do evidence skutečných majitelů je také povinnost uhradit poplatek, který je stanoven s ohledem na právní formu evidující osobu:

• Poplatek 4 000 Kč v případě obchodní korporace
• Poplatek 2 000 Kč v případě fundace, ústavu a právního uspořádání
• Poplatek 500 Kč v případě spolku a bytového a sociálního družstva

Tyto soudní poplatky jsou znatelně vyšší než odměna notáři, která dle notářského tarifu činí 300 Kč a kromě toho se notáři hradí také poplatek za vydání osvědčení pro zápis do evidence skutečných majitelů, která je opět rozlišována podle právní formy a navíc ještě podle počtu osob. V případě souhrnu poplatku a odměny notáři je zápis notářem stále méně nákladný.